Cómo usamos Slack y Donut para mejorar la conexión en equipos remotos

Probamos una serie de dinámicas remotas para fortalecer vínculos en el equipo. Algunas funcionaron. Otras… no tanto. Acá te contamos qué hicimos, qué aprendimos y qué vale la pena seguir.

¿Recuerdas que cuando comenzamos nuestra serie de “meses temáticos”, lo hicimos con un experimento para mejorar nuestro team building remoto? Nos propusimos hacer cambios en nuestras dinámicas internas para fomentar nuestra unión como equipo distribuido.

Si bien en un principio quisimos hacer muchas implementaciones distintas, terminamos focalizándonos sólo en una. ¿Por qué ocurrió esto? Simplemente por falta de tiempo. Ya sabes cómo cambia todo cuando estás en una startup. Llegó el momento de compartirte cómo nos fue. ¡No, no insistas! No vamos a contarte YA los resultados, vas a tener que seguir leyendo el artículo. Nos gusta mantener el misterio :) 

Nuestro plan

En base a nuestro primer Polly en Slack, determinamos distintas aristas que podíamos abordar. Lo que quisimos cambiar o agregar fue lo siguiente: 

• El Watercooler: un lugar donde revivir el emblemático espacio (si se quiere, más íntimo), donde distendernos un ratito. Nueva implementación.

• La Random Meeting: una reunión quincenal de carácter optativo con todos los equipos, sólo para conversar. La teníamos hace un año, pero dejó de funcionar, por lo tanto nos propusimos crear nuevas con un propósito específico, o temáticas.

• El About Me: dentro de un Figma que se comparte en cada onboarding, tenemos un about me de cada uno de nosotros. Ahí listamos distintos ítems, desde cómo podemos ayudarte, datos random nuestros que queremos compartir, nuestro background, etc. Lo quisimos cambiar de formato y hacer un Manual of Me, mucho más visible.

• Trivia Titánica: un juego participativo con una pregunta tipo multiple choice, donde cada uno podía adivinar quién era la persona. Nueva implementación.

So many changes, so little time. Y como dice el refrán: “el que mucho abarca, poco aprieta”. Eso es lo que nos pasó. Quisimos hacer mucho y nos faltó tiempo, pero sin embargo…

The watercooler experience

Estamos en condiciones de afirmar que el watercooler nos sirvió muchísimo. Para este experimento utilizamos la app Donut, en su versión gratuita, la cual tiene funciones limitadas pero muy útiles para lo que queríamos validar. ¿Qué hicimos con Donut?

• Creamos el canal #watercooler-talk e invitamos a los que querían sumarse.

• Cada 15 días y de manera random, programamos a Donut para que organizara las 1:1 de acuerdo a nuestro calendar. Si el número de integrantes del canal era impar, una call era de 3 personas. La duración de cada call era de 15 minutos, pero podíamos tener la libertad de extenderla si no teníamos calls programadas o trabajo urgente.

Configuramos a Donut para que dos veces por semana nos enviara alguna pregunta distinta, donde iba promoviendo la interacción de los que estábamos.

Dashboard HR de Donut

Además del dashboard general que maneja HR, hay un dashboard personal. Dentro del mismo, cada colaborador puede ver la cantidad de intros (las 1:1) que tuvieron.

Dashboard personal de Donut

Las interacciones del equipo

Como te mencioné, una de las cosas que hace Donut es mandar distintos disparadores con preguntas para tratar de incentivar la conversación entre el equipo y, de paso, aprender pequeñas cosas del otro. Todas las preguntas aparecen acompañadas de un gif animado, lo que favorece en el engagement. ¿Sirvieron? Sí, la mayoría de las preguntas fueron muy celebradas por el grupo que decidió participar de la experiencia. Aprendimos que el helado sabor mantecado, el favorito de Jose, no es distinto a la Crema Americana, como se conoce en Argentina. O que a todos nos gusta comer papas en sus mil variantes. De hecho, el disparador de las papas fue el que más interacciones generó y derivó en otras variantes de comida (Hola a Fede, el dev que a las empanadas le pone limón!). 

Post debut de Donut en Slack

El mayor disparador de respuestas

Las calls personales

Donut sugiere horarios para los encuentros de acuerdo a los espacios libres de nuestro calendar. A su vez, ofrece distintos disparadores para romper el hielo y poder conversar. Algunos lo hicieron, otros no. En lo personal, traté de seguir todo como dice el manual del usuario e incluso me fijaba si la persona con la que tenía que hacer la call lo había hecho también. Muy pocos lo completaron. La única directiva que nos autoimpusimos fue no hablar de trabajo porque para eso tenemos las dailies. Al finalizar cada videollamada, cada uno de los participantes tenían la oportunidad de dejar un feedback y una pequeña frase a modo de “thank you for your time”.

Confirmamos que aprendimos muchísimo de la vida extra laboral del otro, al punto de que algunos colaboradores siguieron conversando más allá de los 15 minutos estipulados. 

Los tan esperados resultados

Para la elaboración de este artículo, realizamos una nueva encuesta. Cada pregunta tenía distintas opciones para responder, del estilo multiple choice y un espacio donde ampliar sus respuestas.

• La primera pregunta no representó ninguna sorpresa: al 100% de los encuestados les gustó participar de este experimento.

• Cuando preguntamos sobre si está dinámica los ayudó a interactuar con otras personas que de otra forma no lo hubieran hecho en su vida diaria laboral, el 64% respondió que sí.

• El 100% de los encuestados consideró que las 1:1 propuestas por Donut, les sirvieron para conocer mejor al resto del equipo.

• Sorpresivamente, el 58% respondieron de manera negativa a la posibilidad de suscribirnos a Donut (equipo de Finance incluido 🤭) para poder conseguir nuevas preguntas que generarían más engagement. La versión free tiene unas 12 preguntas por default y después las repiten. 

La última pregunta era abierta para que dejaran su insight.

A medida que se fue armando este artículo, nos dimos cuenta de que faltaba una pregunta esencial: el experimento completo, ¿nos sirvió realmente para conocer al resto del equipo?  

Sí, claro, pero desde el lado humano, que a eso es a lo que apuntaba este experimento. Las respuestas fueron variadas: algunos recordamos sabores de helado del otro, Marti supo (y recuerda) que nuestra dev, Mari, tiene muchos hermanos y que Fer, que vive en México, creía que Rebelde Way era un producto 100% mexicano sin saber que está basado en el producto argentino.

TL; DR?

Te dejamos un resumen de los puntos más sobresalientes de nuestro experimento de team building para equipos remotos:

¿Qué es un canal watercooler en Slack y para qué sirve?
Es un canal informal creado para charlas espontáneas entre personas del equipo. Ayuda a simular las interacciones sociales que ocurren naturalmente en una oficina, pero adaptadas al contexto remoto.

¿Cómo se usa Donut en Slack para generar 1:1?
Donut crea emparejamientos aleatorios entre integrantes del equipo para que tengan una charla breve sin agenda. Se integra directamente en Slack y se puede usar con su versión gratuita. Es ideal para romper el hielo o reconectar con personas fuera del squad habitual.

¿Qué dinámicas ayudan a conectar equipos remotos sin forzar la cultura?
Las que respetan el ritmo del equipo y no imponen participación. En nuestro caso, el canal #watercooler-talk y las 1:1 fueron lo más valorado, mientras que otras acciones no prendieron tanto.

¿Cuánto tiempo llevó implementar todo esto?
Una tarde para armar la estructura general, otra para testearlo internamente, y después se fue sosteniendo con acciones chicas semanales.

¿Esto sirve para cualquier equipo?
Si tienes un equipo distribuido que ya se lleva bien pero le falta terminar de tener esa unión especial, sí. Si estás buscando una solución mágica para conflictos de base… no. Esto no reemplaza una conversación incómoda que esté pendiente. Sólo crea el espacio para que eventualmente ocurra.

Final abierto

Si bien no cumplimos —aún— con todo lo que quisimos implementar, descubrimos una app que nos ayudó mucho a organizarnos y a conocernos. Pero, mejor aún, los colaboradores comenzaron a tener propuestas de implementación de nuevas features para team building. Por ejemplo, en vez de utilizar el Figma para el “Manual of Me”, a Leo (uno de nuestros devs) se le ocurrieron distintas ideas para reformar nuestro plan. Es verdad que siempre cada integrante nuevo que se suma al equipo de Atlas se presenta tanto por Slack como en la primera call, pero está muy buena la idea de poder sumar muchas más preguntas en un form a un colaborador como su  superpoder, viaje favorito, anécdota graciosa en el trabajo, algo que uno quiera contar y una vez por mes hacer la Revista Atlas con la recopilación mensual de esa info. ¡Y hasta recopilar las revistas mensuales en un anuario!

La idea de Leo

Este experimento aún no ha terminado. Vamos a mantener abierto el canal #watercooler-talk, programar (si el tiempo nos da un break) las random meeting reloaded, con temáticas, y avanzar para conseguir nuevas preguntas para el canal. A su vez, buscaremos otra forma de hacer team building async, para que nadie se pierda de nada.

En unos meses, volvemos con más updates sobre nuestra build in public experience. Mientras tanto, puedes seguirnos en LinkedIN o en nuestro blog para equipos globales, The Titanide, donde todos los meses elegimos un tema específico para desarrollarlo a lo largo de los días. 

Entonces, ¿vale la pena probar este tipo de dinámicas en remoto? Sí. Pero con una condición: no se trata de replicar vínculos de oficina, sino de crear otros nuevos, que tengan sentido para cómo trabajamos hoy. Slack, Donut y Polly no solucionan la cultura de equipo por sí solos. Pero pueden abrir espacios donde las personas se encuentren sin tener que sacarse el traje de colaborador para poder ser personas. ¿Vale la pena intentarlo si estás liderando un equipo distribuido que quiere conectarse más allá de los OKR? Sí.
Y ahí es donde cada acción, por más pequeña que parezca, puede marcar la diferencia.

Si estás en People Ops, liderás cultura o simplemente querés generar conexión en tu equipo remoto sin fórmulas forzadas, cuéntanos cómo lo haces. Porque todo lo que se comparte, mejora. Incluso si no sale perfecto.