Automatizar HR con IA: workshop práctico

El 73% de los equipos de HR pierden 12 horas semanales en tareas que se pueden automatizar en 15 minutos

Mientras lees esto, probablemente tengas pendiente enviar un email de bienvenida, actualizar una planilla de onboarding o recordarle a alguien que complete su documentación. Son esas tareas que "no toman tanto tiempo" pero que, sumadas, se comen una parte significativa de tu semana.

La realidad es que los equipos de People dedican hasta el 40% de su tiempo a procesos administrativos repetitivos que la IA puede resolver automáticamente. Estamos hablando de envíos de emails, seguimiento de documentos, recordatorios en Slack y actualizaciones de bases de datos que hoy haces manualmente.

¿Y si te dijéramos que puedes automatizar tu proceso completo de onboarding en una tarde, sin saber programar?

En nuestro primer workshop hands-on demostramos que esto ya no es ciencia ficción. En menos de una hora, equipos de HR sin experiencia técnica crearon una app funcional que automatiza desde el primer email de bienvenida hasta el seguimiento personalizado en Slack.

No se trata de reemplazar el toque humano en HR, sino de eliminar las tareas repetitivas que nos impiden enfocarnos en las personas. Cuando automatizas lo administrativo, puedes dedicar más tiempo a conversaciones estratégicas, desarrollo de equipos y experiencias que realmente marquen la diferencia.

Si trabajas en People y sientes que pasas demasiado tiempo en tareas que podrían hacerse solas, este workshop te va a cambiar la perspectiva sobre lo que es posible hacer hoy.

TL;DR

En nuestra primer workshop práctico aprendimos a automatizar tareas simples en HR usando IA, sin necesidad de saber programar. Creamos una app para onboarding, configuramos mensajes automáticos en Slack y armamos un correo final que se envía solo. Lo hicimos desde cero, con ejemplos reales y usando herramientas accesibles. Si trabajas en People y quieres ganar tiempo en procesos repetitivos, este workshop (y los próximos) son para ti.

Puedes ver nuestro calendario de las siguientes ediciones, y además, unirte a nuestra comunidad de WhatsApp de AI x People Teams

¿Por qué automatizar el onboarding usando IA?

El 73% de los equipos de HR pierden 12 horas semanales en tareas que se pueden automatizar en 15 minutos

Mientras lees esto, probablemente tengas pendiente enviar un email de bienvenida, actualizar una planilla de onboarding o recordarle a alguien que complete su documentación. Son esas tareas que "no toman tanto tiempo" pero que, sumadas, se comen una parte significativa de tu semana.

La realidad es que los equipos de People dedican hasta el 40% de su tiempo a procesos administrativos repetitivos que la IA puede resolver automáticamente. Estamos hablando de envíos de emails, seguimiento de documentos, recordatorios en Slack y actualizaciones de bases de datos que hoy haces manualmente.

¿Y si te dijéramos que puedes automatizar tu proceso completo de onboarding en una tarde, sin saber programar?

En nuestro primer workshop hands-on demostramos que esto ya no es ciencia ficción. En menos de una hora, equipos de HR sin experiencia técnica crearon una app funcional que automatiza desde el primer email de bienvenida hasta el seguimiento personalizado en Slack.

No se trata de reemplazar el toque humano en HR, sino de eliminar las tareas repetitivas que nos impiden enfocarnos en las personas. Cuando automatizas lo administrativo, puedes dedicar más tiempo a conversaciones estratégicas, desarrollo de equipos y experiencias que realmente marquen la diferencia.

Si trabajas en People y sientes que pasas demasiado tiempo en tareas que podrían hacerse solas, este workshop te va a cambiar la perspectiva sobre lo que es posible hacer hoy.

¿Cómo automatizar procesos simples de HR con IA?

Este taller fue una invitación a probar en vivo cómo la IA puede ayudarnos a simplificar tareas que hacemos todos los días en recursos humanos.

En lugar de quedarnos en la teoría, fuimos directo a construir una solución concreta: una herramienta que automatiza el onboarding de las nuevas personas que se suman a la empresa.

Pasamos por tres momentos:

• Creamos una app simple que guía a la persona durante el onboarding.

• Configuramos mensajes automáticos por Slack que se envían a medida que la persona avanza.

• Armamos un correo final que se envía solo, con un resumen y recursos útiles para su día a día.

Todo esto lo hicimos sin tener conocimientos previos de programación.
Fuimos construyendo juntos, paso a paso.

Herramientas y niveles de adopción: fuimos directo al nivel 4

Empezamos viendo juntos un mapa que mostraba las distintas formas de incorporar IA en el trabajo diario, desde lo más simple hasta lo más avanzado. Pero, para ser honestos, no nos quedamos mucho tiempo en los niveles básicos.

Saltamos casi de inmediato desde las conversaciones con IA (como cuando usamos ChatGPT para resolver algo puntual) directo al nivel 4: nos animamos a crear nuestra propia app low-code sin tener experiencia previa.

Y acá vino lo más sorprendente: no hizo falta ser técnicos ni tener conocimientos previos para construir algo que realmente funciona. En menos de 15 minutos ya habíamos armado una app que automatiza tareas concretas y reales del día a día. Eso fue lo más poderoso del workshop: ver que esto ya no es cosa de especialistas, es algo que cualquier equipo de People puede hacer hoy.

Lo más potente fue darnos cuenta de que cualquier persona, aún sin conocimientos de desarrollo, puede empezar a crear soluciones que ahorran tiempo y automatizan procesos en HR, como el onboarding o la gestión de tareas administrativas.

El uso de IA en People Ops no es sólo para expertos: en este workshop vimos que crear apps sin código ya está al alcance de cualquier equipo que quiera simplificar tareas repetitivas y enfocarse en lo que realmente importa.

En el recorrido, vimos cómo:

• Usar IA conversacional para resolver tareas simples y rápidas.

• Sacar provecho de la IA que ya está integrada en las herramientas que usamos todos los días.

• Conectar plataformas para automatizar tareas que hasta ahora hacíamos a mano.

• Crear nuestras propias soluciones sin escribir ni una línea de código.

  
  

El aprendizaje más fuerte:
Podemos construir herramientas útiles sin depender de otras áreas, sin saber programar, y sin que sea un proyecto eterno.
Lo que hace un tiempo parecía difícil, ahora está a un par de clics.

Tips reales para trabajar con IA sin frustrarse

Estos son algunos consejos que surgieron mientras trabajábamos en el taller:

• Es mejor explicar con detalle qué queremos hacer. La IA no adivina.

• Si algo no nos convence, se puede pedir que lo haga de otra manera.

• Escribir como si le estuviéramos explicando a alguien que recién empieza siempre ayuda.

• Las IA entienden mejor las instrucciones en inglés.

• Las herramientas funcionan mejor cuando las conectamos entre sí.

• No todo sale bien a la primera. Probar y equivocarse es parte del proceso.

• Vale la pena probar distintas opciones y quedarse con la que mejor funcione para cada caso.

  
  

¿Qué aprendimos en este workshop?

• Cómo crear una app desde cero en v0.

• Cómo ajustar textos y pasos dentro de la app sin depender de otros.

• Cómo automatizar el envío de emails y mensajes por Slack.

• Cómo resolver errores sobre la marcha sin frustrarse.

Lo que aprendimos es que la IA puede ser parte de nuestro trabajo sin necesidad de convertirnos en especialistas técnicos.

Creamos una pequeña app que guía a la persona nueva desde el primer día, automatizamos mensajes que se envían de forma automática mientras avanza, y cerramos el proceso con un correo que se dispara solo con información clave.

La idea no fue hacer algo perfecto, sino entender que estas cosas ya están al alcance de cualquier equipo que quiera optimizar su tiempo y automatizar procesos en recursos humanos.

¿Te lo perdiste?

No te preocupes. Te dejamos el video completo para que puedas replicar la experiencia. 

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Si te interesa la AI y quieres automatizar distintos procesos de tus actividades diarias, puedes inscribirte en nuestro próximo workshop hands-on: Leveling up your recruiting process.

Seguimos compartiendo casos prácticos, herramientas simples, respondiendo dudas y talleres para equipos de People que quieren hacer las cosas más fáciles sin complicarse. ¡Únete a nuestro grupo!

FAQ

¿Cuánto cuesta automatizar procesos de HR con IA?

Puedes empezar gratis con herramientas como Zapier (plan gratuito), v0.dev. Para automatizaciones más robustas, el costo promedio es de $20-200 USD mensuales por herramienta. La inversión se recupera rápidamente: automatizar onboarding puede ahorrarte 5-8 horas semanales por cada nueva contratación.

¿Qué herramientas de IA son mejores para automatizar HR?

Las más efectivas son Zapier + ChatGPT para automatizaciones simples, v0.dev para crear apps sin código, Slack para notificaciones automáticas, y Airtable para gestionar datos. 

¿Cuánto tiempo toma ver resultados reales en HR?

En procesos simples como onboarding, ves resultados en 1-2 semanas, aunque hacer una app te tome 30 minutos. Para automatizaciones más complejas (como recruiting o evaluaciones de desempeño), entre 1-3 meses. Lo clave es empezar con un proceso específico y escalarlo gradualmente.

¿Es seguro usar IA con datos confidenciales de empleados?

Sí, si usas herramientas que cumplen con GDPR y SOC 2. Nunca subas información sensible (SSN, salarios, evaluaciones médicas) a IA públicas como ChatGPT gratuito. Usa versiones empresariales o herramientas específicas de HR que garanticen privacidad de datos.

¿Por dónde empiezo si nunca he usado IA en HR?

Comienza automatizando el envío de emails de bienvenida a nuevos empleados. Es simple, de bajo riesgo y te da confianza. Luego avanza a recordatorios automáticos de documentos pendientes y después a procesos más complejos como pre-screening de candidatos.

¿Funciona la automatización con IA en empresas pequeñas?

Especialmente en empresas pequeñas. Con pocos recursos, automatizar tareas repetitivas libera tiempo valioso para estrategia. Una empresa de 10-50 empleados puede automatizar 80% de su onboarding con herramientas gratuitas o de bajo costo.

¿Qué otros procesos de HR se pueden automatizar además del onboarding?

Recruiting (filtrado inicial de CVs), recordatorios de evaluaciones de desempeño, programación de entrevistas, encuestas de clima laboral, seguimiento de capacitaciones, generación de reportes de ausencias, y respuestas automáticas a preguntas frecuentes de empleados.

¿La IA va a reemplazar a los profesionales de HR?

No. La IA automatiza tareas administrativas repetitivas, liberando tiempo para lo que realmente importa: desarrollo de talento, cultura organizacional, resolución de conflictos y estrategia de people. Te convierte en un HR más estratégico, no te reemplaza.

¿Qué pasa si la automatización falla durante un proceso crítico?

Siempre ten un plan B manual. Configura alertas para monitorear automatizaciones críticas y mantén procesos de respaldo. Las fallas son normales al inicio y por eso recomendamos testear con procesos de bajo riesgo antes de automatizar funciones críticas.

¿Necesito contratar desarrolladores para automatizar HR?

No. Las herramientas no-code como Zapier, v0.dev y Airtable permiten crear automatizaciones robustas sin programar. En nuestro workshop, creamos una app funcional en 15 minutos sin tocar código. Solo necesitas lógica básica y ganas de experimentar.